Embauche du premier salarié, les formalités obligatoires
Le recrutement d’un premier salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration et du salarié. Il est essentiel que le chef d’entreprise les maîtrise. Une première embauche doit être réalisée avec attention.
I. AU MOMENT DE L’EMBAUCHE D’UN SALARIE
1) établir une DUE (déclaration unique d’embauche) à transmettre à l’URSSAF ou MSA (secteur agricole), de préférence dans les 8 jours avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Cette DUE regroupe les informations liées à l’employeur et au futur salarié. Si le salarié n’est pas déclaré, le travail peut être considéré comme du travail dissimulé.
La déclaration unique d’embauche (DUE) a été créée pour faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l’ensemble du territoire (DOM compris), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d’embauche des petites entreprises.
La DUE reste cependant facultative pour les entreprises de travail temporaire jusqu’à la parution d’un décret d’application qui leur sera spécifique. Elle ne concerne pas les employeurs de salariés saisonniers en agriculture, les entrepreneurs occasionnels de spectacles et les particuliers-employeurs.
Principe
La DUE permet d’effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :
- la demande d’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d’un salarié et d’ouverture ou d’acquisition d’une entreprise employant des salariés,
- la demande d’immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s’il s’agit de son premier emploi,
- la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
- la déclaration nominative du salarié préalablement à son embauche,
- la demande d’adhésion à un service médical du travail,
- et la demande pour la visite médicale d’embauche.
Les informations relevées dans la DUE sont utilisées pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Modalités
- La DUE doit être adressée, au plus tôt, dans les 8 jours précédant l’embauche, à l’Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole, qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.
- Cette déclaration peut être effectuée :
- o soit par courrier RAR en retournant un formulaire au « service déclaration d’embauche » de l’Urssaf,
o soit par télécopie,
o soit par internet : www.due.fr.
2) établir un contrat de travail dans les 48 heures suivant l’embauche
Ce point peut être une source de risque et doit être traité avec vigilance. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre interlocuteur S&R pour la rédaction de tout contrat de travail (CDI, CDD, CDD saisonnier, Apprenti etc…)
3) faire une demande d’adhésion aux caisses sociales
Par un simple courrier, vous devez demander l’adhésion du salarié et de votre entreprise aux caisses sociales (médecine du travail, retraite et prévoyance). En revanche, soyez vigilants sur un point : les caisses de retraite et de prévoyance sont imposées dans certaines conventions collectives.
4) faire passer une visite médicale au nouveau salarié
Cette obligation doit être remplie avant l’embauche ou au plus tard avant l’expiration de la période d’essai. Cette visite justifiera de son aptitude au poste pourvu.
5) à savoir
Outre les formalités indiquées ci-dessus, l’employeur, en fonction entre autre du statut du futur salarié, du type de contrat de travail, pourra bénéficier éventuellement d’aides sociales ou de réduction de charges. C’est pourquoi, il est fortement conseillé de se rapprocher de votre interlocuteur S&R avant chaque embauche.
II. APRES L’EMBAUCHE
En cas de contrôle de l’administration, l’entreprise doit pouvoir justifier des documents suivants une fois l’embauche du premier salarié réalisée :
1) tenir un registre unique du personnel (sous peine de sanction pénale) :
a. sur ce registre, sont mentionnées les identités des salariés ainsi que leur date d’entrée et de sortie dans l’entreprise,
b. il doit être mis à jour à chaque mouvement de personnel,
c. il est systématiquement demandé en cas de contrôle de l’Urssaf ou de l’Inspection du travail.
2) établir un document unique des risques en entreprise :
a. sur ce document, sont répertoriés les risques encourus par les salariés lors de l’utilisation de matériels ou les locaux eux-mêmes, et la solution pour palier à ces risques.
b. il est systématiquement demandé en cas de contrôle de l’Inspection du travail.
3) affichage obligatoire :
L’employeur est tenu d’afficher diverses informations obligatoires sur un tableau afin que le salarié puisse en prendre connaissance. Certains affichages sont communs à toutes les entreprises (notamment les coordonnées de l’Inspection du travail, du Médecin du travail et des services d’urgence, etc.). D’autres sont plus spécifiques car liés à des évènements particuliers (effectif, licenciement économique, départ en congés payés, élections des représentants du personnel, etc.).
La liste des affichages est la suivante :
a. la désignation de l’entreprise,
b. le numéro de téléphone et l’adresse de la Direction du Travail, Médecine du travail, urgences…,
c. la date des congés payés et la convention collective applicable,
d. certains articles du code du travail, notamment sur l’égalité professionnelle des hommes et des femmes, la lutte contre la discrimination, l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise…,
e. les horaires de travail pratiqués dans l’entreprise,
f. le règlement intérieur :
- il doit obligatoirement être établi dans les entreprises de 20 salariés et plus,
- le règlement intérieur fixe des règles dans deux domaines :
- o l’hygiène et la sécurité,
o la discipline. En matière disciplinaire, il contient nécessairement un certain nombre de clauses, lesquelles ne peuvent avoir un caractère discriminatoire ou porter atteinte aux libertés. En cas d’illégalité, l’inspecteur du travail peut intervenir.
à savoir : un salarié sanctionné sur la base d’une disposition illégale du règlement intérieur peut saisir le conseil de prud’hommes.
Par ailleurs, suite au décret n° 2010-78 du 21 janvier 2010 le législateur a créé un nouvel affichage applicable notamment dans les entreprises de moins de 50 salariés non visées jusque là.
S’agissant des consignes de sécurité incendie, les obligations afférentes d’affichage ne visaient jusque-là que les établissements dans lesquels peuvent se trouver occupées ou réunies habituellement plus de 50 personnes ainsi que ceux où sont manipulées et mises en oeuvre des matières inflammables.
Désormais, la loi prévoit pour les entreprises de moins de 50 salariés, de mettre en place et d’afficher des instructions afin d’assurer l’évacuation rapide des personnes occupées ou réunies dans les locaux.
Certains affichages liés à l’effectif de l’entreprise doivent obligatoirement figurés dans votre entreprise sous peine de sanctions civiles et/ou pénales. Le nouvel affichage dorénavant obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés doit être l’occasion de faire le point.
Contactez les équipes S&R pour :
- un diagnostic personnalisé,
- l’établissement des formalités et la rédaction des documents obligatoires aussi bien lors de l’embauche du salarié qu’une fois ce dernier embauché.
Contact : contact@sra-paris.com
Sources : S&R – OEC – Ministère du Travail, de la Solidarité et de la Fonction Publique – Octobre 2010