Frais de déplacements du dirigeant
En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes souvent amené à exposer des dépenses pour le compte de votre société. Dans quelle mesure ces frais sont-ils admis en déduction par l’administration ?
A. de l’entrepreneur individuel
Qu’il perçoive des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou non commerciaux (BNC), le dirigeant d’une entreprise individuelle peut déduire de son résultat imposable les dépenses liées à son activité professionnelle, réglées sur la trésorerie de l’entreprise ou sur ses fonds personnels.
1) Frais de transport domicile/travail
Sont toujours déductibles les frais correspondant à la distance séparant le domicile et le lieu de travail à concurrence des 40 premiers kilomètres.
La déduction du surplus est accordée, si la preuve de circonstances particulières liées à l’emploi ou à des contraintes familiales ou sociales est rapportée : raisons de santé, écarts de coût du logement…
2) Déplacements professionnels des libéraux (BNC)
Les frais liés aux autres déplacements professionnels de l’entrepreneur titulaire de BNC sont, en principe, déductibles pour leur montant réel. Le fisc admet toutefois certaines évaluations forfaitaires.
a) Véhicule appartenant à l’entrepreneur
Même si le véhicule est conservé dans le patrimoine privé de l’entrepreneur, le fisc admet que les frais de voiture particulière et de deux-roues, utilisés à usage mixte (le véhicule ne peut donc être un utilitaire) soient déduits, proportionnellement à l’usage professionnel, en les évaluant à partir du barème kilométrique annuel. Les frais d’autoroute et de garage non couverts par le barème kilométrique (*) peuvent être déduits en sus pour leur montant réel. Les intérêts d’emprunts le sont aussi si le véhicule est inscrit au registre des immobilisations.
b) Véhicule loué ou en crédit-bail
Le professionnel libéral ne peut opter pour une évaluation basée sur le barème kilométrique qu’en renonçant à déduire les loyers de son résultat fiscal. A défaut, les frais sont évalués à leur valeur réelle, sauf les frais de carburant qui peuvent être évalués à partir du barème « Frais de carburant » officiel.
3) Déplacements professionnels des titulaires de BIC
Artisans, industriels et commerçants ne peuvent pas utiliser le barème kilométrique pour se faire rembourser leurs frais, ceux-ci doivent être remboursés sur la base des frais réels. En revanche, s’ils optent pour une comptabilité super-simplifiée, ils peuvent évaluer de façon forfaitaire à partir du barème officiel les frais de carburant consommé lors de déplacements professionnels avec un véhicule à usage mixte. Les autres frais sont retenus pour leur montant réel.
*Sont couverts par le barème kilométrique : l’amortissement du véhicule, les dépenses d’équipements et accessoires, d’entretien et de réparation, de pneumatiques, de carburant et d’assurances.
B. du gérant de SARL
Le gérant qu’il soit minoritaire ou majoritaire peut utiliser un véhicule de fonction ou son véhicule personnel.
1) Véhicule de fonction
Lorsqu’un dirigeant utilise un véhicule mis à sa disposition par sa société (dont elle est ou non propriétaire), les dépenses liées à son usage professionnel sont directement supportées par l’entreprise et déductibles de son résultat. Néanmoins, les amortissements de véhicules de sociétés ne sont déductibles qu’à hauteur de 18 300 € ou 9 900 € si les rejets de CO2 du véhicule excèdent 200g/km.
Le dirigeant a la possibilité d’utiliser aussi le véhicule à titre privé, il bénéficie alors d’un avantage en nature imposable et soumis à cotisations. L’avantage doit être retenu pour sa valeur réelle, quelle que soit la rémunération du dirigeant et indépendamment du fait qu’il soit ou non lié à la société par un contrat de travail. Il convient de tenir compte de l’amortissement (20% du prix d’achat si le véhicule a moins de 5 ans, 10% au-delà), de l’assurance, des frais d’entretien et de carburant, ce dernier poste pouvant être calculé à partir du barème officiel des « frais de carburant ».
2) Véhicule personnel et remboursements de frais
Si le dirigeant utilise son véhicule pour ses déplacements professionnels, la société doit lui rembourser ses frais qui seront déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Les frais peuvent être remboursés au réel ou selon le barème d’indemnité kilométrique.
3) Impact sur l’imposition personnelle du dirigeant
Pour le calcul de l’IR du dirigeant, l’ensemble de ses frais professionnels fait l’objet :
- soit d’une déduction forfaitaire de 10%. Sauf option pour la déduction des frais réels, la déduction forfaitaire s’applique de plein droit. Pour les impôts 2010, c’est-à-dire l’imposition des revenus perçus en 2009, le montant maximum est de 13.948 €. Elle couvre toutes les dépenses qu’un salarié est censé assumer pour son activité, parmi lesquelles les frais de transport domicile/travail ;
- soit de la déduction des frais réels. Si la déduction de 10% ne couvre pas toutes ses dépenses professionnelles, le dirigeant salarié peut alors opter pour la déduction de ses frais réels. S’agissant de ses frais de déplacement, il pourra déduire, au prorata de l’utilisation professionnelle : l’amortissement du véhicule, les frais de carburant, de réparation, d’entretien, de pneumatiques et les primes d’assurance. En pratique, s’il ne peut justifier le montant exact de ces frais, il pourra les évaluer en utilisant le barème kilométrique (qui couvre l’ensemble de ces frais) ou le seul « barème carburant » pour les frais de cette nature, les autres frais étant alors évalués pour leur montant réel. Les frais d’autoroute, de garage et les intérêts d’emprunts non couverts par le barème peuvent aussi être déduits pour leur montant réel.
L’utilisation d’un barème ne dispense pas le dirigeant de justifier la réalité de ses déplacements professionnels.
De plus, si le dirigeant opte pour la déduction fiscale de ses frais réels, les sommes qui lui sont versées à titre de remboursement doivent être déclarées et soumises à l’impôt sur le revenu.
L’abattement fiscal de 10 % pour frais professionnels est de droit commun. Il s’applique donc dans tous les cas, même si l’on n’a supporté aucun des frais ci-dessus, et y compris par conséquent lorsqu’on travaille à son domicile. Le Conseil d’Etat a d’ailleurs précisé à ce sujet que l’Administration n’est pas admise à apporter la preuve de l’absence de frais exposés par le contribuable (Arrêt n° 22808 du 9 octobre 1981).
Sources : S&R , CGI – Novembre 2010