Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?
I. FACTURES
1. Informations concernant le vendeur
Doivent être obligatoirement portées sur la facture les mentions suivantes (c. com. art. L. 441-3 et R. 123-237) :
- nom (ou dénomination sociale) et adresse de l’entreprise qui facture,
- forme juridique, s’il s’agit d’une société, avec mention du capital social (c. com. art. L. 238-3),
- numéro d’identification unique (SIRET),
- mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le vendeur est immatriculé,
- lieu de son siège social,
- si la société a son siège à l’étranger, elle doit, en sus, indiquer s’il existe le numéro d’immatriculation dans l’Etat où son siège est situé,
- numéro intracommunautaire d’identification à la TVA. Cette obligation s’applique à toutes les factures, y compris celles adressées sur le territoire national (CGI, ann. II, art. 242 nonies A). Les factures relatives à des opérations dont le montant HT est inférieur ou égal à 150 € et effectuées en France peuvent ne pas le mentionner (BO 3 CA du 7 août 2003).
Précisons que ce numéro est attribué dans le mois suivant la création de la société par le service des impôts aux assujettis qui réalisent des opérations ouvrant droit à la déduction de la TVA.
2. Information concernant le client
Les nom et adresse du client doivent figurer sur la facture. Il ne peut s’agir d’initiales ou de surnom, au risque pour le client de ne pouvoir déduire la TVA.
La mention du numéro intracommunautaire d’identification à la TVA n’est exigée que lorsqu’il s’agit d’une livraison intracommunautaire.
3. Information à porter sur la facture
- Numéro de facture. La numérotation des factures doit être fondée sur une séquence chronologique et continue, qui identifie la facture de façon unique.
- Date de la facture. La date de la facture est celle de sa délivrance ou de son émission en cas de facture transmise par voie électronique.
- Informations sur chaque ligne de la facture propres à un bien ou service. Doivent être mentionnées, pour chaque opération, sur une ligne distincte, les informations suivantes :
- • date de la vente ou de la prestation de services, si elle diffère de la date de délivrance,
• quantité (unité de produit ou service, poids, volume, temps passé…),
• dénomination précise des biens ou services fournis. Il convient d’en indiquer la nature et, le cas échéant, la marque, mais aussi les caractéristiques,
• prix unitaire hors TVA, hors rabais, remises ou ristournes consentis qui doivent faire l’objet d’une mention particulière,
• rabais, remise, ristournes liés à l’opération. Sont concernés ici les rabais, remises, ristournes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération. Ne sont pas à mentionner à ce niveau, mais en pied de facture, les réductions liées au montant global de la facture et qui ne sont connues qu’en fin de facture, ni les réductions liées au mode de paiement, telles que l’escompte pour règlement anticipé,
• le taux de TVA applicable. La facture doit indiquer le taux légalement applicable pour chacun des biens livrés ou services rendus ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération. En pratique, l’entreprise peut :
- o l’exprimer sous forme de code, à condition que la traduction du code soit reportée sur la facture même, dans un emplacement nettement apparent,
o n’indiquer qu’une seule fois le taux pour toutes celles soumises au même taux à condition qu’il n’en résulte pas d’ambiguïté.
- Informations en pied de facture (relatives à l’ensemble des opérations facturées). Doivent figurer en pied de facture les mentions suivantes :
- • total hors taxes, pour chaque taux d’imposition différent,
• montant total de la TVA, ventilé par taux d’imposition,
• rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l’ensemble des opérations facturées,
• référence à un texte justifiant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération (sauf pour les factures d’un montant inférieur à 150 € HT), d’un régime d’autoliquidation ou du régime de la marge bénéficiaire ; ainsi, les entreprises qui bénéficient de la franchise de TVA doivent mentionner sur la facture « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
- Informations concernant le paiement de la facture :
- • la date à laquelle le règlement doit intervenir (c. com. art. L. 441-3). Pour les contrats conclus depuis le 1er janvier 2009 (sauf accord dérogatoire validé par décret), le délai maximal de règlement est fixé à 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date de la facture (c. com. art. L. 441-6). Si les factures émises ne mentionnent pas ce délai, c’est le délai légal de 30 jours (à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée) qui s’applique (c. com. art. L. 441-6, al. 8),
• le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture,
• les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente.
II. DOCUMENTS COMMERCIAUX
1. Les documents visés
Les articles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce donnent la liste des documents concernés. Il s’agit des factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires (annonces, publications diverses…) ainsi que toutes correspondances et tous récépissés concernant et signés par elle ou en son nom.
2. Informations obligatoires
En vertu de l’article R. 123-237 précité, toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés doit indiquer sur ses documents à usage commercial :
- le numéro unique d’identification délivré conformément à l’article R. 123-235 du Code de commerce relatif au numéro SIREN (9 chiffres).
- la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée,
- le lieu de son siège social,
- le cas échéant, qu’elle est en liquidation avec l’indication du nom du liquidateur,
- si elle est une société commerciale dont le siège est à l’étranger, sa forme juridique et le numéro d’immatriculation dans l’Etat où elle a son siège, s’il en existe un.
Attention : si la personne immatriculée possède un site internet, elle doit également y indiquer les mentions ci-dessus.
Sources : S&R – Code de Commerce – Revue Fiduciaire – Janvier 2011